Política de Tratamiento de Datos Personales
En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Datos sensibles:
Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.
Los datos serán utilizados por la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:
a) Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
b) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
c) Realizar foros, webinar u otro tipo de evento académicos o de otra índole para el cumplimiento de la misión de la asociación.
d) Procesos de selección para cubrir vacantes o necesidades de contratación.
e) Transmitir, mediante publicación en la web de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información publicitaria o promocional sobre eventos, con el fin de invitar para su participación.
f) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
g) Garantizar la seguridad de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES.
h) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.
El responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.
El Tratamiento de Datos Personales realizado por la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados.
La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan.
b) La finalidad del tratamiento de los datos.
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.
d) Si se recopilan Datos Sensibles.
e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
La ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de medios de comunicación de la Asociación. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.
De acuerdo con las disposiciones normativas, los avisos de privacidad mediante los cuales se obtiene la autorización de los titulares deben tener los siguientes elementos:
a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento
b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los derechos que le asisten al titular.
d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información.
e) En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES.
c) Ser informado por la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar consultas ante el responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 5.9 de la presente política.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el Encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.
f) Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento. El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. La ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
La ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
Dependiendo de cada caso en particular, la siguiente asociación podrá ser responsable o encargada del tratamiento de Datos Personales que recolecten a través del desarrollo de su actividad comercial y les es aplicable la presente Política:
Nombre:
ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES
Domicilio:
Carrera 9 No 80 – 45 Oficina 901
La asociación será responsable y/o encargada de la recolección y/o del Tratamiento de Datos Personales, conservará la Autorización y demás registros almacenados, impidiendo que se deterioren, pierdan, alteren o se usen sin autorización.
DATOS DE CONTACTO PARA RADICACION DE SOLICITUDES:
Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones al Área Administrativa, en Carrera 9 No 80 – 45 Oficina 901 en Bogotá, teléfono 6015557541, igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico info@asocapitales.co.
El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es la Secretaria General, a través de los canales definidos en numeral 5.8 de esta Política, a través de los datos de contacto.
• Consulta
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES, igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.
Término para la Atención de Consulta
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota: La ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES considera importante el cumplimiento oportuno en la respuesta a las solicitudes de consulta realizadas por el Titular de Datos Personales. Por consiguiente, con miras a que la respuesta sea entregada en la dirección electrónica o física indicada por el Titular de Datos por lo menos con 2 días hábiles de anticipación al cumplimiento de los 10 días hábiles establecidos por la Ley 1581 de 2012 como fecha inicial de vencimiento; o a que se cumplan los 5 días hábiles posteriores al primer vencimiento en el caso en que por alguna razón se haya requerido informar al Titular de Datos Personales una nueva fecha para la entrega de la respuesta.
Tiempo interno total para respuesta a Consultas radicadas ante el Titular de Datos
Personales: 8 días hábiles para primer vencimiento y 13 días hábiles en total, cuando, previa justificación, se haya requerido extender el primer plazo, contados a partir de la fecha en que la consulta esté completa, correcta, y haya sido aceptada por el responsable del Tratamiento.
• Reclamos
Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización así:
Deberán dirigirse a la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES por vía electrónica al email info@asocapitales.co o físicamente la Carrera 9 No 80 – 45 Oficina 901.
Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular; una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, rectificación, la supresión total, parcial de datos o solicitar la revocatoria de la autorización). Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante y acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
• Revocatoria de la autorización: El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo a la normativa vigente.
• Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.
De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el Encargado del tratamiento.
Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos, responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.
Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el Gestor de Datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera mayor información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota: La ASOCIACION DE CIUDADES CAPITALES DE COLOMBIA – ASOCAPITALES. considera importante el cumplimiento en la respuesta a las solicitudes de reclamo realizadas por el Titular de Datos Personales. Por consiguiente, con miras a que la respuesta sea entregada en la dirección electrónica o física indicada por el Titular de Datos por lo menos con 2 días hábiles de anticipación al cumplimiento de los 15 días hábiles establecidos por la Ley 1581 de 2012 como fecha inicial de vencimiento; o a que se cumplan 8 días hábiles posteriores al primer vencimiento en el caso en que, por alguna razón, se haya requerido informar al Titular de Datos Personales una nueva fecha para la entrega de la respuesta.
Tiempo interno total para respuesta a Reclamos, radicada ante el Titular de Datos
Personales: 13 días hábiles para primer vencimiento y 21 días hábiles en total, cuando, previa justificación, se haya requerido extender el primer plazo, contados a partir de la fecha en que el reclamo esté completo, correcto, y haya sido aceptado por el responsable del Tratamiento.
La presente política aplica a partir del día 31 de marzo de 2022 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirle a la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de la ASOCIACION COLOMBIANA DE CIUDADES CAPITALES – ASOCAPITALES.
Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
a) Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.
b) Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses Calendario, posteriores a su creación.
c) Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos.
De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación:
• Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
• Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2023.
d) Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.